КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ОНЛАЙН-МЕРОПРИЯТИЕ С ПЕРЕВОДОМ

Пошаговая инструкция: о чем нужно позаботиться, чтобы обеспечить успех мероприятия

С приходом пандемии встречи и мероприятия перекочевали в онлайн. Всем пришлось учиться на ходу: как их организовывать, проводить, принимать участие и, конечно, переводить. Предположим, вам поставили задачу – организовать видеоконференцию с участием иностранных гостей и обеспечить перевод. Расскажем, какие шаги придется выполнить, чтобы справиться с этой нелегкой задачей.

ШАГ 1. ВЫБЕРИТЕ КОНФЕРЕНЦ-СИСТЕМУ, СИСТЕМУ ДЛЯ ВИДЕОТРАНСЛЯЦИИ И/ИЛИ ПЛАТФОРМУ RSI

Сегодня существует большое количество сервисов, позволяющих организовать мероприятие в онлайн-формате. В нашем случае необходимо выбрать конференц-систему – вебинарную комнату, систему для видеотрансляции и/или платформу RSI.

“Платформа RSI (remote simultaneous interpreting) – с англ. букв. удаленный синхронный перевод) – платформа для удаленного синхронного перевода. Это новая технология, которая позволяет переводчику, сидя дома или в студии, переводить мероприятие, проходящее за сотни километров от него или в соседнем помещении. На таких платформах переводчики, работающие в паре, могут слышать и иногда даже видеть друг друга, общаться. Некоторые платформы RSI используются как независимые программы – такие удобны для проведения многоязыковых встреч – или, напротив, только для обеспечения перевода, для чего их подключают к видео-конференц-системе.”

Онлайн-платформу следует выбирать, основываясь на ваших потребностях и особенностях мероприятия. Выделим ключевые факторы.

Нужно провести совещание с небольшим количеством участников на двух языках, например, русском и английском. В таком случае лучше всего подойдет Zoom (рис. 1). Это единственная видео-конференц-система с функцией синхронного перевода на настоящий момент.

Стоимость профессионального тарифного плана с дополнительным модулем Вебинар, позволяющим настроить опцию синхронного перевода, составляет 94 доллара США в месяц. После подключения функции синхронного перевода вы сможете назначить переводчиков и переключаться между языковыми каналами – слушать оригинал или перевод. Для переводчиков работать в Zoom-е не слишком удобно, так как они не слышат друг друга (синхронные переводчики обычно работают в паре и меняются каждые 20-30 мин.), однако есть обходные пути: например, можно на 2-ом устройстве подключиться к той же конференции уже как участник и таким образом слушать коллегу. Это менее удобно, для этого нужно 2-ое устройство и 2-ая пара наушников, однако возможно. Подробнее о том, как подключить функцию синхронного перевода в Zoom, можно прочитать на официальном сайте.

Нужно провести совещание с участниками на разных языках (более двух). В таком случае в системе, где вы организуете совещание, должно быть реле. Это функция программы, позволяющая переводить через осевой язык. Например, переводчики английского языка переводят с английского на русский, а переводчики других языков уже с русского на немецкий, французский, испанский и т.д.

Не советую использовать Zoom, так как реле придется тоже организовывать обходным путем, а переводчикам слушать и напарников, и другую кабину. В такой ситуации легко запутаться между каналами, устройствами и наушниками.

Лучше всего использовать платформу RSI. Самые известные: Interprefy (рис. 2), KUDO, Interactio, Voiceboxer – западные компании и Speakus и Verspeak – российские. Отличие RSI платформ от видео-конференц платформ, таких как Zoom, Skype, Microsoft Teams и т.д., в том, что они специально создавались для обеспечения мероприятий синхронным переводом.

Нужно провести совещание с переводом только в одну сторону, например, с английского на русский (но не наоборот!). В таком случае можно обойтись мессенджерами или параллельной конференцией в Zoom, Skype, Microsoft Teams и т.д. Основное мероприятие у вас будет проходить на одной площадке, а те, кому нужно слушать перевод, параллельно подключаться к другой. Переводчики будут присутствовать на обеих платформах: на первой как слушатели с выключенным микрофоном, а на второй осуществлять перевод. Это вариант «на коленке». Использовать его для крупных и ответственных мероприятий не рекомендуется, а вот для небольших встреч или совещаний, где всего пара человек не говорит на английском, – вполне.

ШАГ 2. ОБЕСПЕЧЬТЕ РАБОТУ ОБОРУДОВАНИЯ

При организации онлайн-мероприятий следует уделить особое внимание работе с докладчиками. Если раньше главным было доставить спикера на площадку, а далее все заботы (настройку звука и т.д.) брали на себя профессионалы, то теперь ситуация изменилась. За качество своего звука отвечают сами докладчики и организаторы. Организатор должен заблаговременно ввести в курс дела всех участников. А именно – объяснить, какое оборудование им потребуется для того, чтобы качество звука и картинки на протяжении всей сессии были высокими. Перечислим, на что нужно обратить внимание.

1. Качественная гарнитура или отдельно стоящий микрофон. К сожалению, встроенного микрофона ноутбука недостаточно: качество звука оставляет желать лучшего. Расскажите участникам, как нужно расположить гарнитуру/микрофон, на каком расстоянии говорить.

При выборе качественной гарнитуры ориентируйтесь прежде всего на производителя. Отлично себя зарекомендовали такие марки, как Sennheiser, Logitech, Jabra, Koss, Cyber Acoustics, Plantronics.

Наушники бывают открытые и закрытые. Разница между ними – в типе звучания. У закрытых обеспечивается высокая шумоизоляция. То есть вы не будете слышать, что происходит вокруг. Открытые наушники, наоборот, позволяют хорошо слышать все, что происходит вокруг. Я сама предпочитаю открытую модель. Мне как синхронному переводчику нужно слышать не только оратора, но и себя.

Гарнитура бывает с шумоподавлением (такую лучше использовать, если если спикер собирается выступать в не очень тихой обстановке) и без; проводная (работает более стабильно) и беспроводная. Вместо нее можно использовать отдельно стоящий микрофон. Одна из самых популярных моделей – Blue Yeti (рис. 3).

2. Хорошая веб-камера – встроенная или выносная.

Обычно встроенные камеры ноутбуков дают не слишком высокое качество: его достаточно для онлайн встреч или участия в конференции в качестве слушателя, но если вы – докладчик и хотите произвести наилучшее впечатление на аудиторию, лучше подключить выносную камеру с более высоким разрешением. Рекомендую выбирать камеру среди моделей Logitech и Razor.

3. Высокая скорость и надежность интернет-соединения. Обязательно проверьте скорость Интернета заранее на сайте www.speedtest.net (рис. 4). Скорость скачивания (download) и загрузки (upload) должна составлять не менее 10 Мб/с. Лучше использовать проводной интернет, а не Wi-Fi: первый работает более стабильно.

4. Максимальная тишина в том помещении, откуда спикер будет делать доклад. Объясните человеку, как мешает восприятию речи шуршание бумаги, завывание вентилятора / увлажнителя / кондиционера / ветра за окном (можно продемонстрировать)

5. Устройства для бесперебойного питания (UPS). Это опциональное оборудование, но если вам хочется обезопасить себя от возможного кратковременного отключения электроэнергии, то разумнее его все-таки приобрести. Устройства UPS помогут вашему компьютеру и Интернету продержаться некоторое время без электричества, а вы не исчезнете неожиданно в самый интересный момент вашего выступления (рис. 5).

ШАГ 3. НАУЧИТЕ ДОКЛАДЧИКОВ ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПРОГРАММОЙ ИЛИ ПЛАТФОРМОЙ, НА КОТОРОЙ БУДЕТ ПРОВОДИТЬСЯ МЕРОПРИЯТИЕ

Задача организатора – заранее объяснить докладчику правила работы онлайн. Не рассчитывайте на то, что ваши спикеры итак все знают. Может статься, что это их первое выступление на данной платформе.

Начните с объяснения базовых вещей. Расскажите и покажите, как:

- включать/выключать свой микрофон;

- делиться экраном и показывать аудитории слайды презентации;

- использовать каналы перевода, чтобы слышать перевод вопросов от аудитории;

- включать видео, если предполагается его использовать: сделать так, чтобы аудитория видела не только картинку, но и слышала звук.

ШАГ 4. ЗАРАНЕЕ СОБЕРИТЕ МАТЕРИАЛЫ ДОКЛАДОВ

Объясните спикерам и участникам совещания, что необходимо заранее предоставить материалы докладов, чтобы переводчики могли изучить терминологию, вникнуть в тему и подготовиться наилучшим образом.

Просто просьбы предоставить доклады не достаточно: нужно объяснить, почему вы так на этом настаиваете. Качество звука и картинки при работе онлайн, несмотря на все старания, все равно чаще всего хуже, чем на площадке. Поэтому подготовка и возможность ознакомиться с материалами заранее важны, как никогда.

ШАГ 5. ПРОТЕСТИРУЙТЕ НАСТРОЙКИ СПИКЕРОВ

Запланируйте с каждым участником созвон заранее, чтобы проверить настройки вебинарной комнаты или платформы, качество звука и изображения.

ШАГ 6. ПРОТЕСТИРУЙТЕ НАСТРОЙКИ ПЕРЕВОДЧИКОВ

Запланируйте также созвон и проверку звука с переводчиками: проверьте, насколько хорошо их слышно, устраивает ли вас качество их звука. Возможно, ваши переводчики также не работали раньше на данной платформе: убедитесь, что они знают, как здесь работать, а также договорятся между собой о взаимодействии во время заказа.

ШАГ 7. ОБЕСПЕЧЬТЕ ТЕХНИЧЕСКУЮ ПОДДЕРЖКУ

Чтобы общение в онлайн-режиме по любому каналу – Zoom, Skype, Microsoft Teams, платформа RSI – было максимально комфортным и качественным, позаботьтесь о модераторе. Это может быть специально выделенный человек или команда, которая будет отслеживать участников, запускать их в конференцию, выключать всем микрофоны и т.д.

ШАГ 8. СОЗДАЙТЕ РАБОЧИЕ ЧАТЫ ДЛЯ МЕРОПРИЯТИЯ

Чаты нужны для того, чтобы оперативно решать все возникающие вопросы. Организовывать их можно в любом мессенджере, например в WhatsАpp. Лучше создать отдельные рабочие чаты для участников, организаторов, команды технической поддержки и переводчиков.

Выполнение этих восьми несложных пунктов может в разы повысить эффективность и способствовать успеху вашего мероприятия. Поверьте, спасибо вам скажут все: зрители, участники, спикеры и, конечно, the last but not least, переводчики.